Ein Arbeitnehmer, der seinen Arbeitsplatz verlässt, stellt manchmal mehrere Monate später fest, dass seine Gehaltsabrechnungen aus MyPeopleDoc verschwunden sind. Der digitale Tresor bleibt theoretisch zugänglich, aber die Realität hängt von mehreren Faktoren ab, die niemand vor dem letzten Tag überprüft. Die vorausschauende Aufbewahrung seiner Dokumente auf MyPeopleDoc bei einem Arbeitgeberwechsel beruht auf einigen präzisen Maßnahmen, die vor der Rückgabe des Ausweises getroffen werden sollten.
Persönliche E-Mail-Adresse und Zugang zu MyPeopleDoc nach dem Ausscheiden
Das MyPeopleDoc-Konto ist mit der E-Mail-Adresse verknüpft, die bei der Aktivierung verwendet wurde. Wenn diese Adresse die des Unternehmens ist ([email protected]), wird sie am Ende des Vertrags deaktiviert. Der Arbeitnehmer verliert dann sein Zugangsmittel zum Tresor.
Bereits bei der Aktivierung des Kontos eine persönliche E-Mail-Adresse zu verknüpfen, ist die effektivste Vorsichtsmaßnahme. Diese Adresse dient als Schlüssel, um den Dokumentenbereich nach einem Arbeitgeberwechsel zu finden, unabhängig vom IT-System des ehemaligen Unternehmens.
Die Adresse, die mit dem Konto verknüpft ist, kann über die Einstellungen des MyPeopleDoc-Profils geändert werden. Wenn Sie diesen Punkt noch nie überprüft haben, tun Sie dies vor jeglicher Kündigungsfrist. Ein detaillierter Leitfaden erklärt, wie man seine Dokumente auf My People Docs aufbewahrt, indem man diesen Schritt im Voraus absichert.
Wenn der ehemalige Arbeitgeber den MyPeopleDoc-Dienst einstellt
Der Zugang nach dem Ausscheiden hängt von einer Bedingung ab, die viele Arbeitnehmer nicht kennen: Die Aufrechterhaltung des Dienstes auf Unternehmensseite ist nicht lebenslang garantiert. Der Arbeitgeber schließt ein Abonnement bei der Plattform ab. Wenn er den Anbieter wechselt oder seinen Vertrag mit PeopleDoc (jetzt in UKG integriert) beendet, kann der Zugang zu den Archiven unsicher werden.
Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren. Einige ehemalige Arbeitnehmer behalten jahrelang einen funktionalen Zugang nach ihrem Ausscheiden. Andere stellen fest, dass ihr Bereich nicht mehr reagiert, ohne vorherige Benachrichtigung. Der digitale Tresor bleibt grundsätzlich im Besitz des Arbeitnehmers, aber seine technische Verfügbarkeit hängt von der Aufrechterhaltung der Infrastruktur durch den Anbieter ab.
Diese Grauzone rechtfertigt eine einfache Regel: Man sollte MyPeopleDoc niemals als das einzige Exemplar seiner HR-Dokumente betrachten. Der Tresor ist ein Werkzeug zur Empfangnahme und Einsichtnahme, kein Ersatz für eine persönliche Sicherung.
Persönliche Sicherungen vor dem Arbeitgeberwechsel
Das Herunterladen seiner sensiblen Dokumente vor dem letzten Vertragstag eliminiert das Haupt Risiko. Hier sind die Dokumente, die vorrangig abgerufen werden sollten:
- Die Gehaltsabrechnungen für den gesamten Beschäftigungszeitraum, die für Rentenansprüche und zukünftige administrative Verfahren unerlässlich sind.
- Der Arbeitsvertrag, seine Ergänzungen und das Kündigungsschreiben (Kündigung, Entlassung, einvernehmliche Auflösung).
- Die Arbeitgeberbescheinigungen, Arbeitszeugnisse und Endabrechnungen.
- Alle persönlich im Tresor hinterlegten Dokumente (Führerschein, Diplome, Nachweise).
Speichern Sie diese Dateien auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien: einer externen Festplatte oder einem USB-Stick sowie einem persönlichen Cloud-Speicherdienst (wie Google Drive, iCloud oder einem Äquivalent). Ein einziges Medium kann ausfallen oder verloren gehen.
Denken Sie auch daran, die Zugriffsbeweise aufzubewahren: die ursprüngliche Einladung per E-Mail, die Empfangsbestätigungen, die von der Plattform erhalten wurden, und die E-Mail-Adresse, die für die Aktivierung verwendet wurde. Diese Elemente dienen als Herkunftsnachweis im Streitfall über die Authentizität eines Dokuments.
Ein neuen Arbeitgeber mit einem bestehenden MyPeopleDoc-Konto verknüpfen
Wenn der neue Arbeitgeber ebenfalls MyPeopleDoc nutzt, kann man seinen bestehenden Bereich mit dem neuen HR-Dienst verknüpfen. Das Verfahren erfolgt über die Einladung, die vom Personalwesen des neuen Unternehmens gesendet wird.
Wenn das Konto mit einer persönlichen E-Mail-Adresse verknüpft ist, erkennt die Plattform das Profil und bietet an, den neuen Arbeitgeber zu verknüpfen, ohne ein Duplikat zu erstellen. Die Dokumente des alten Arbeitgebers bleiben im persönlichen Bereich, getrennt von den neuen Ablagen.
Ein einziges MyPeopleDoc-Konto kann mehrere aufeinanderfolgende Arbeitgeber bündeln. Das ist einer der konkreten Vorteile der Plattform für Arbeitnehmer, die regelmäßig den Arbeitsplatz wechseln. Der Tresor sammelt die Dokumente im Laufe der Karriere, vorausgesetzt, dass jedes Unternehmen denselben Anbieter nutzt.
Wenn der neue Arbeitgeber ein anderes digitales Tresorwerkzeug (Cecurity, Digiposte usw.) verwendet, kommunizieren die beiden Systeme nicht miteinander. Man hat dann mehrere Speicherbereiche parallel zu verwalten, was die Nützlichkeit einer zentralisierten Sicherung auf einem persönlichen Medium verstärkt.
Checkliste für den Austritt zur Sicherung seiner HR-Dokumente
Bevor man ein Unternehmen verlässt, sollten einige Überprüfungen weniger als fünfzehn Minuten in Anspruch nehmen und Monate an administrativen Schwierigkeiten vermeiden:
- Überprüfen Sie, dass die mit dem MyPeopleDoc-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse eine persönliche Adresse ist, nicht die des Unternehmens.
- Laden Sie alle Gehaltsabrechnungen und Vertragsdokumente auf ein persönliches Medium herunter.
- Kopieren Sie diese Dateien auf ein zweites Medium (Cloud oder externe Festplatte).
- Bewahren Sie die ursprüngliche Einladung per E-Mail und die Empfangsbestätigungen in einem speziellen Ordner Ihres persönlichen Postfachs auf.
- Testen Sie den Zugang zum Konto von einem persönlichen Gerät aus (nicht vom Firmencomputer), um zu bestätigen, dass der Zugang außerhalb des Unternehmensnetzwerks funktioniert.
Dieser letzte Punkt wird oft vernachlässigt. Einige Arbeitnehmer haben MyPeopleDoc nie anders als über das interne Portal des Unternehmens aufgerufen. Den autonomen Zugang vor dem Ausscheiden zu überprüfen, ermöglicht es, ein Passwort- oder E-Mail-Problem zu erkennen, solange es noch möglich ist, den HR-Service zu kontaktieren.
Die Aufbewahrung seiner HR-Dokumente hängt nicht von der guten Willen eines ehemaligen Arbeitgebers oder von der Langlebigkeit einer Plattform ab. Sie beruht auf einer Gewohnheit: Jedes erhaltene Dokument sofort nach seiner Ablage auf einem Bereich zu duplizieren, den man selbst kontrolliert.