Een werknemer die zijn functie verlaat, ontdekt soms, enkele maanden later, dat zijn loonstroken verdwenen zijn uit MyPeopleDoc. De digitale kluis blijft theoretisch toegankelijk, maar de werkelijkheid hangt af van verschillende parameters die niemand controleert voor de laatste dag. Vooruitdenken over het behoud van documenten op MyPeopleDoc bij een verandering van werkgever vereist enkele specifieke stappen, die men moet nemen voordat men zijn badge inlevert.
Persoonlijk e-mailadres en toegang tot MyPeopleDoc na vertrek
Het MyPeopleDoc-account is gekoppeld aan het e-mailadres dat gebruikt is tijdens de activatie. Als dit adres dat van het bedrijf is ([email protected]), wordt het aan het einde van het contract gedeactiveerd. De werknemer verliest dan zijn toegang tot de kluis.
Een persoonlijk e-mailadres koppelen bij de activatie van het account is de meest effectieve voorzorgsmaatregel. Dit adres dient als sleutel om de documentruimte terug te vinden na een verandering van werkgever, ongeacht het informaticasysteem van het voormalige bedrijf.
Men kan het adres dat aan het account is gekoppeld wijzigen via de instellingen van het MyPeopleDoc-profiel. Als u dit punt nog nooit heeft gecontroleerd, doe dit dan vóór de opzegtermijn. Een gedetailleerde gids legt uit hoe uw documenten op My People Docs te behouden door deze stap vooraf te beveiligen.
Wanneer de voormalige werkgever de MyPeopleDoc-service stopzet
De toegang na vertrek hangt af van een voorwaarde die veel werknemers niet kennen: de continuïteit van de service aan de bedrijfszijde is niet levenslang gegarandeerd. De werkgever neemt een abonnement bij het platform. Als hij van leverancier verandert of zijn contract met PeopleDoc (nu geïntegreerd in UKG) beëindigt, kan de toegang tot de archieven onzeker worden.
De ervaringen hierover variëren. Sommige voormalige werknemers behouden jaren na hun vertrek een functionele toegang. Anderen merken dat hun ruimte niet meer reageert, zonder voorafgaande melding. De digitale kluis blijft in principe eigendom van de werknemer, maar de technische beschikbaarheid hangt af van het behoud van de infrastructuur door de operator.
Deze grijze zone rechtvaardigt een eenvoudige regel: beschouw MyPeopleDoc nooit als de enige kopie van uw HR-documenten. De kluis is een hulpmiddel voor ontvangst en raadpleging, geen vervanging voor een persoonlijke back-up.
Persoonlijke back-ups vóór de verandering van werkgever
Het downloaden van gevoelige documenten vóór de laatste contractdag elimineert het belangrijkste risico. Hier zijn de documenten die prioriteit hebben om te recupereren:
- De loonstroken van de gehele werkperiode, essentieel voor pensioenrechten en toekomstige administratieve procedures.
- Het arbeidscontract, de aanvullingen en de beëindigingsbrief (ontslag, ontslag, wederzijds goedvinden).
- De werkgeversverklaringen, werkcertificaten en eindsaldi.
- Elk persoonlijk document dat vrijwillig in de kluis is geplaatst (rijbewijs, diploma’s, bewijsstukken).
Sla deze bestanden op minstens twee verschillende media op: een externe harde schijf of een USB-stick, en een persoonlijke cloudopslagdienst (zoals Google Drive, iCloud of een gelijkwaardig). Eén enkel medium kan defect raken of verloren gaan.
Denk ook aan het bewaren van toegangsbewijzen: de initiële uitnodigingsmail, de bevestigingen van de uploads ontvangen van het platform, en het e-mailadres dat gebruikt is voor de activatie. Deze elementen dienen als bewijs van oorsprong in geval van een geschil over de authenticiteit van een document.
Een nieuwe werkgever koppelen aan een bestaand MyPeopleDoc-account
Wanneer de nieuwe werkgever ook MyPeopleDoc gebruikt, kan men zijn bestaande ruimte koppelen aan de nieuwe HR-service. De procedure verloopt via de uitnodiging die wordt verzonden door de HR-afdeling van het nieuwe bedrijf.
Als het account goed is gekoppeld aan een persoonlijk e-mailadres, herkent het platform het profiel en biedt het aan om de nieuwe werkgever te koppelen zonder een duplicaat te creëren. De documenten van de voormalige werkgever blijven in de persoonlijke ruimte, gescheiden van de nieuwe uploads.
Één enkel MyPeopleDoc-account kan meerdere opeenvolgende werkgevers groeperen. Dit is een van de concrete voordelen van het platform voor werknemers die regelmatig van functie veranderen. De kluis verzamelt documenten gedurende de carrière, op voorwaarde dat elk bedrijf dezelfde leverancier gebruikt.
Als de nieuwe werkgever een ander digitaal kluissysteem gebruikt (Cecurity, Digiposte, enz.), communiceren de twee systemen niet met elkaar. Men komt dan met meerdere opslagruimtes te zitten die parallel beheerd moeten worden, wat het nut van een gecentraliseerde back-up op een persoonlijk medium versterkt.
Checklist voor vertrek om uw HR-documenten te beveiligen
Voordat u een bedrijf verlaat, nemen enkele controles minder dan vijftien minuten in beslag en voorkomen ze maanden van administratieve problemen:
- Controleer of het e-mailadres dat aan het MyPeopleDoc-account is gekoppeld een persoonlijk e-mailadres is, niet dat van het bedrijf.
- Download alle loonstroken en contractdocumenten op een persoonlijk medium.
- Kopieer deze bestanden naar een tweede medium (cloud of externe schijf).
- Bewaar de initiële uitnodigingsmail en de bevestigingen van de uploads in een speciale map van uw persoonlijke e-mail.
- Test de toegang tot het account vanaf een persoonlijk apparaat (niet de professionele computer) om te bevestigen dat de toegang werkt buiten het bedrijfsnetwerk.
Dit laatste punt wordt vaak verwaarloosd. Sommige werknemers hebben MyPeopleDoc nooit anders benaderd dan via het interne portaal van het bedrijf. Controleer de autonome toegang vóór vertrek om een probleem met het wachtwoord of het e-mailadres te detecteren zolang het nog mogelijk is om contact op te nemen met de HR-dienst.
Het behoud van uw HR-documenten hangt niet af van de goede wil van een voormalige werkgever of de duurzaamheid van een platform. Het hangt af van een gewoonte: elk ontvangen document dupliceren, direct na de upload, op een ruimte die u zelf beheert.